Почати роботу з документом можна кількома способами. Або з кнопки Створитидокумент – вона знаходиться над бічним меню.
Або вибравши в розділі Товари і послуги ті позиції, які хочете продати (закупити, перемістити, оприбуткувати, списати). Вибрали? Переходимо в меню групових операцій(кнопка Дії N поз.), тиснемо на Створити документ.
Різниця в цих способах у тому, що кнопка в бічному меню створює порожній документ, а кнопка в діях – документ, що містить вибрані товарні позиції.
Ще є “Пік-функція”. Про неї написана окрема стаття.
Продаж / Закупівля / Повернення
Це найпопулярніші типи документів, з якими ви матимете справу.
Пройдемося інтерфейсом зверху-вниз.
Верхній рядок у документі – кнопки Зберегти, Зберегти і роздрукувати. Продаж можнароздрукувати як накладну і як товарний чек. Закупівлю – як накладну без цін і накладну з цінами закупівлі або роздрібними.
Далі йде блок налаштувань документа.
Перемикач документ проведений / відкладений. За замовчуванням бігунок стоїть на документ проведений. Якщо хочете відкласти продаж або закупівлю, переведіть його. Проведені документи впливають на залишки товару, відкладені – ні.
Документам продажу та закупівлі можна встановити один із чотирьох статусів замовлення: новий, у роботі, закритий, скасований. Статуси виводяться в журналі документів і доступнідля фільтрації списку документів.
Праворуч вказана дата і час документа, яку ви можете тут же змінити.
Далі виводиться тип документа і поле його номера. Якщо документ новий, то це поле порожнє. Ви можете вписати сюди свій номер або залишити поле порожнім. Післязбереження, сервер пронумерує документ.
Наступний блок необхідний для позначення сторін, які беруть участь у русі товару. Здебільшого логіка проста: злівазвідки товар іде, праворуч – куди приходить. Для продажу це магазин, звідки товар відвантажується, і клієнт, якому передається. Для закупівлі: Постачальник – Магазин.
Це обов’язкові параметри. Порожніми поля бути не можуть, і ваше завдання або вибратидані зі списку, що випадає, або створити новий об’єкт (наприклад, нового постачальника).
Звертаємо увагу, що у випадаючому списку виводяться останні використовувані об’єкти. Щоб знайти потрібного постачальника, достатньо почати вводити його назву.
Ви завжди можете призначити об’єкти за замовчуванням, щоб вони автоматично підставлялися в ці поля.
Далі необхідно наповнити документ товаром. Це можна зробити кількома способами:
Через бічний список товару
Використовуючи сканер штрих-кодів
Робота з боковим списком товару
Ця панель багато в чому дублює екран товарів і послуг. Тут можна шукати потрібнийтовар через пошук або використовуючи фільтрацію й одразу додати всі знайденітовари в документ. Тут же відразу можна створити новий товар.
Список товару містить дані, які відповідають типу і налаштуванням документа. Якщоце продаж – відображаються ціни продажу. Якщо це закупівля – ціни закупівлі. Кількість товару відображається за обраним у документі магазином.
Товар, який вже додано в документ, виділено синім фоном.
Робота зі сканером штрих-кодів
Важливо!Для того, щоб товар автоматично додавався в документ післякожного сканування, необхідно переконатися, що поле пошуку товару не активне (немає курсору).
При кожному успішному скануванні, товар додається в документ +1 одиниця. Якщо цеваговий товар з PLU кодом і вагою в штрих-коді, то автоматично додасться товар з потрібною кількістю.
Повернемося в документ. Наступний рядок – вкладки Товари та Рахунки і оплата.
Товари
Тут виводиться список товару в документі з можливістю пошуку.
Поруч із полем пошуку товару розташована кнопка приховування / відображення панелітоварів. Приховавши панель товарів, ви побачите в документі стовпці артикулу і штрих-коду.
Робота зі списком товару
Назви товарів – посилання. Клікнувши на них, відкриється картка товару, де виодразу зможете внести зміни (наприклад, ціну продажу) або підглянути дані по товару.
Стовпчик Од.виміру відображає базову одиниці виміру і дозволяє вибрати упаковку.
Під час заповнення таблиці працюють гарячі клавіші: коли ви ввели кількість товару і натиснули Enter, курсор перейде вниз на поле введення кількості наступноготовару. Натиснувши кнопку Tab курсор переводиться вправо на наступне поле введення.
Рахунки і оплата
Тут можна вибрати рахунок, на який будуть зараховані гроші, змінити суму, відкластиплатіж. Якщо ви хочете розбити оплату на частини, тисніть кнопку Додати оплату. Про те як можна використовувати цей розділ, можна прочитати тут.
Усе, залишилося зберегти документ. При проведенні продажу і повернення закупівлі в “Русі грошей” створиться “Надходження”, при оформленні закупівлі і повернення продажу – “Витрата”
Оприбуткування і переміщення
Переміщення ніяк не впливає на рух грошей, але, звісно, відображається в “Русі товару”. Відкривайте документ, обирайте з якого магазину і в який ви переносите товари. Документ можна роздрукувати як накладну без цін або як накладну з цінами продажу.
Оприбуткуваннястане в пригоді при створенні нового товару. Основна відмінність, при оприбуткуванні не створюється видатковий ордер і в цьому документі не потрібновказувати постачальника. При цьому на собівартість оприбуткування впливає, тому не забудьте вказати ціну закупівлі. Забули? Завжди можете повернутися в документ і відредагувати його.
Коли потрібно застосовувати закупівлю?
Якщо у вас кілька постачальників і ви ведете контроль заборгованості.
Якщо ви купуєте товар і використовуєте відкладену оплату або оплату частинами.
Якщо ціна закупівлі змінюється і вам важливо відстежувати останню ціну.
Коли можна використовувати оприбуткування?
Якщо у вас один постачальник або ви не ведете базу постачальників в AinurPOS.
Якщо поставки оплачуються відразу або ви не ведете облік витрат в AinurPOS.
Списання, інвентаризація та коригування
Ці документи схожі між собою, але кожен з них служить своїй меті.
Коригування. Такої операції немає в списку документів. Але якщо ви вручну виправитекількість товару в його картці, то створиться “Коригування”. Побачити його можна в “Русітовару” і в картці товару, в історії операцій.
Списання. Якщо потрібно не просто поправити похибку, а провести повноцінне списаннятовару, то вам на допомогу цей документ. У документі вкажіть скільки одиниць списуєте і з якої причини. Роздрукувати і зберегти списання можна як накладну.
Інвентаризація. Це документ не виправлення, а контролю. Як провести ревізію? Виберітьмагазин і внесіть товари в документ (можна натиснути “Додати всі товари”, а можна задатитільки певні групи через фільтр). Визначтеся і впишіть, за якою ціною рахувати – за продажною, за собівартістю або за ціною закупівлі. Потім вбийте в графу з фактичнимзалишком результат вашої ревізії.
Відкладену інвентаризацію можна і зберегти, і роздрукувати. Останнє зручно тим, хто звиквносити дані вручну: роздруковуєте (як бланк), перераховуєте, вписуєте цифри в графу “Залишок фактичний”. А пізніше відкриваєте ту саму інвентаризацію, вносите правки і зберігаєте або роздруковуєте вже як опис. У документі порахується і відобразиться все, щопотрібно знати: надлишки, нестача, сума розбіжностей.
Відредагувати інвентаризацію не можна! Видалити можна. Але ця дія обнулить результативашої ревізії.
Детальніше про конкретні кейси та способи проведення інвентаризації можна дізнатися в однойменній статті.
