У статті розглянемо кроки кілька кейсів проведення інвентаризації. Для початку давайте визначимося з цілями та діями для досягнення цих цілей.
Цілі інвентаризації
Звісно ж, мета інвентаризації — виявлення розбіжностей залишків товару у товарообліковій програмі із залишками у магазині чи складі.
Звідки вони можуть взятися? Основних причин розбіжностей кілька:
- Товар може бути зіпсований чи загублений. Особливо якщо йдеться про товари, що продаються на вагу або в розлив.
- Товар може бути викрадений. Тут своєчасність виявлення факту крадіжки відіграє важливу роль. Можливо, потрібно зробити перестановку в магазині або посилити заходи контролю. А, можливо, йдеться про нечистого на руку співробітника. І за плинності кадрів, своєчасна інвентаризація може врятувати від зайвих витрат.
- Помилки у раніше створених документах.
- Якщо є схожі товарні позиції, може виникнути пересорт. Просто, одного сорту огірків за підсумками інвентаризації більше, а іншого сорту менше. Отже, цілком можливо, що з продажу касир помилився і пробив не ті огірки.
Після того, як розібралися з причинами, потрібно внести зміни в розрахункові залишки програми. У AinurPOS це відбувається автоматично, як тільки ви збережете проведену інвентаризацію.
Увага! Проведену інвентаризацію не можна зберегти заднім числом. Навіть якщо ви почали заповнювати документ інвентаризації місяць тому, а провели та зберегли її сьогодні, вона буде збережена з поточною датою.
Найважче в процесі інвентаризації — перерахунок і внесення фактичних залишків. За правилами на час проведення інвентаризації магазин слід закрити, надіти сіро-синій халат та вивісити табличку «Облік». Але технології не стоять на місці, є сканери, хмарні товарообліки, смартфони з камерами. І якщо не можна уникнути фізичного перерахунку залишків, то якось прискоримо цей процес.
Почнемо з кількох особливостей AinurPOS:
1. У всіх документах руху товару в AinurPOS фіксується не початкова та кінцева кількість товару, а дельта зміни кількості!
Це важливий момент, т.к. якщо раптом з якихось причин ви зробили інвентаризацію, а потім внесли зміни в документах, зроблених раніше або створили якийсь документ заднім числом, відкривши інвентаризацію, ви побачите інші значення фактичних і розрахункових залишків. Незмінним залишиться лише стовпець – відхилення.
Наприклад, створили інвентаризацію, порахували залишок та з’ясували, що є нестача.
Потім згадали, що у попередній закупівлі був пересорт і цього товару якраз на 1 одиницю прийшло менше. Вирішили виправити ситуацію та відредагували закупівлю. Тепер, якщо відкрити нашу інвентаризацію буде наступний результат:
Розрахунковий залишок змінився, на нього лягло збережене в інвентаризації відхилення отримали інший фактичний залишок.
2. Якщо у співробітника в правах встановлена галочка «Не показувати залишки», у документі інвентаризації розрахунковий залишок буде рахуватися — 0 і від нього фіксуватиметься дельта відхилення.
За такої заборони в правах співробітника сервер не видає розрахункові залишки.
Таким чином, якщо у вас планується, що співробітник вводитиме фактичні залишки в документ, переконайтеся, що у нього є дозвіл про відображення залишків.
Перейдемо до кейсів проведення інвентаризації.
Кейс №1: «Інвентаризація за правилами»
1. У Web-версії AinurPOS формуєте список товару в інвентаризації. Для зручності можна натиснути галочку вгорі списку товару, щоб одразу додати весь товар у документ. За аналогією, можна відфільтрувати список товару, наприклад залишити лише ті, у яких залишок у вибраному магазині більший за нуль. Або відфільтрувати за певною категорією. А потім натиснути галочку.
2. Натискаєте кнопку Зберегти та роздрукувати, і вибираєте там Бланк.
3. Отримали PDF файл зі списком товару та порожньою колонкою Залишок факт. Віддаєте роздрукований бланк відповідальним товаришам, які в магазині все перерахують і внесуть до цього бланку значення.
4. Відкриваєте документ інвентаризації у журналі. Порядок позицій у ньому як у бланку. Ставіть курсор в перше порожнє поле фактичного залишку і починаєте вводити значення натискаючи Enter. За особливої вправності або за наявності досвіду роботи бухгалтером такий сліпий метод набору цифр може вже дати деяку економію часу.
5. Дивимося на стовпець Відхилення або фільтруємо список за даними, що цікавлять.
Такий метод має низку плюсів:
- У вас завжди зберігаються бланки із фактичними залишками.
- Відповідальні товариші не бачать скільки має бути товару за програмою.
- Ви не пропустите позицію, яка має бути за розрахунками, але в магазині її не знайшли.
Недоліки:
- Метушня з папірцями.
- Потрібно вручну вводити решту кожної позиції.
Кейс №2: «Інвентаризація без паперів»
Цей кейс є розвитком попереднього. За аналогією створюється документ зі списком товарних позицій, які потрібно перерахувати, але бланк друкувати не потрібно.
Відповідальний товариш запускає мобільний додаток AinurPOS на Android, відкриває інвентаризацію на редагування (переконайтеся, що має такі права) і бачить список товару, поділений на два блоки: Не пораховано і Пораховано.
Не пораховано – Це позиції, за якими ще не вводилися значення фактичних залишків. Пораховано — позиції, де щось уже запроваджено.
Таким чином, ваш відповідальний співробітник йде по порядку за списком з блоку Не пораховано та вводить фактичну кількість. Поступово товар із непідрахованих переходять до списку підрахованих.
Плюси:
- Без бланків та паперів.
- Можна працювати віддалено. Ви в офісі чи вдома, а на місці відповідальний співробітник.
Мінуси:
- Відповідальний співробітник бачить розрахунковий залишок та може зробити безвідповідальні вчинки.
Кейс №3: «Інвентаризація зі сканером штрих-кодів»
Найшвидшим і найзручнішим, на даний момент, способом введення фактичних залишків залишається сканування штрих-кодів з упаковки. Для цього можна використовувати вбудований сканер в додатку Android або підключити зовнішній сканер.
У цьому способі зовсім не обов’язково попередньо створювати та заповнювати позиціями інвентаризацію, ви можете з нуля починати введення фактичних залишків просто скануючи товар на складі. Система автоматично додаватиме нові позиції до документа і вважатиме фактичний залишок.
Плюси:
- Робота зі сканером у рази швидше.
- Віддалена робота.
Мінуси:
- У випадку, коли документ інвентаризації не був сформований заздалегідь, існує ризик, що при скануванні товару в магазині ви пропустите позицію, яка повинна бути за розрахунками, але за фактом її немає і в інвентаризацію вона не потрапила.
- Співробітник бачить розрахунковий залишок товару.
Кейс №4: “Заповнити розрахунковими залишками”
Самий лінивий кейс. Коли ви натискаєте галочку вгорі списку товару, щоб одразу додати весь товар у документ відкривається діалог.
Якщо ви відразу заповните стовпець фактичний залишок розрахунковими залишками, вам потрібно лише рухаючись за списком фіксувати лише позиції, де є відхилення. Наприклад, зі 100 позицій лише в одній воно виявилося. Ви і вкажете тільки в цьому рядку справжній власне залишок.
Іноді документ варто зберігати, але обов’язково зі статусом – «Документ не проведено». Тоді ви зможете його доповнювати та редагувати. Коли закінчите інвентаризацію, ставте перемикач у «Документ проведено» та зберігайте. Тільки після цього залишки буде приведено до фактичних.
Ми постаралися зробити інвентаризацію зручнішою та швидше. Виникнуть питання, пишіть у чат підтримки!